Sau khi khách hàng liên hệ với công ty về những tour du lịch thì nhân viên sẽ tư vấn cũng như báo giá các tour du lịch thích hợp cho khách hàng được lựa chọn. Nếu giao dịch thành công thì kế toán sẽ làm những công việc sau:
– Công việc 1: Lập kế hoạch chi phí cho tour chi tiết về: nhân công, xe, quà, các khoản mang tính chất phụ, chi phí cho tour du lịch như quà tặng, trò chơi…
– Công việc 2: Thu thập danh sách khách du lịch, kiểm duyệt dự chi để hạn chế tối thiểu chi phí không cần thiết, liên hệ và làm việc với các nhà cung cấp (khách sạn, xe khách, thuyền….) để giảm thiểu tối đa chi phí nếu có thể
– Công việc 3: Dựa trên bảng đăng ký danh sách người đi tour tiến hành mua bảo hiểm cho khách tour (cái này bắt buộc phải làm và phải chi)
– Công việc 4: Nhắc nhở điều hành tour phải thực hiện đúng hành trình, mọi chi phí phát sinh đều phải có hoá đơn chứng từ hợp pháp hợp lệ
– Công việc 5: Theo dõi tour du lịch. Thu thập hóa đơn chứng từ liên quan đế tour
1/ Đầu năm kết chuyển lời nhuận chưa phân phối
– Đối với tất cả các công ty thì đầu năm tài chính phải kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối năm nay sang lợi nhuận chưa phân phối năm trước, kế toán ghi:
+ Trường hợp công ty lãi, ghi:
Nợ TK 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối năm nay
Có TK 4211 – Lợi nhuận chưa phân phối năm trước.
+ Trường hợp công ty lỗ, ghi:
Nợ TK 4211 – Lợi nhuận chưa phân phối năm trước
Có TK 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối năm nay.
– Số lỗ của một năm được xử lý trừ vào lợi nhuận chịu thuế của các năm sau theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc xử lý theo quy định của chính sách tài chính hiện hành.
Quy trình hạch toán
Về khoản tạm ứng, mỗi hướng dẫn viên đi tour hoặc điều hành tour ta có thể mở chi tiết một tài khoản tạm ứng. Sau khi hoàn thành tour, căn cứ vào các hóa đơn chứng từ kế toán làm nghiệp vụ hoàn ứng cho nhân viên.
Tạm ứng cho nhân viên thực hiện công việc hướng dẫn, điều hành tour:
– Khi tạm ứng ghi:
Nợ TK 141 (Chi tiết cho nhân viên tạm ứng)
Có TK 111,112
– Khi hoàn ứng, căn cứ vào quyết toán tour để đưa TK 141 kia sang 621, 622 hoặc 627 ghi:
Nợ TK 621, 622, 627, 111,112
Nợ TK 133 (nếu có)
Có TK 141
Khách hàng ứng trước tiền đi tour (Khách hàng có thể là cá nhân hoặc tổ chức đặt trước tiền đi tour)
Nợ TK 111, 112
Có TK 131 (Chi tiết cho cá nhân hoặc tổ chức)
Trả trước cho nhà cung cấp các dịch vụ liên quan đến tour (Tiền phòng, tiền ăn uống, tiền xe, tiền vé,…)
Nợ TK 331 (Chi tiết cho từng nhà cung cấp dịch vụ)
Có TK 111, 112, 141…
Đối với việc tính giá thành
Đối với hoạt động du lịch, lữ hành, kế toán tính giá thành theo từng dịch vụ, hợp đồng tour. Giá thành được “chia” thành 3 nội dung chính: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (NVLTT), Chi phí nhân công trực tiếp (NCTT), Chi phí sản xuất chung (SXC). Sau khi tập hợp đầy đủ chứng từ, hoá đơn chi phí, kế toán tiến hành định khoản và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ phát sinh: