Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, do các yêu tố chủ quan cũng như khách quan mà có nhiều doanh nghiệp chuyển đổi loại hình từ công ty TNHH sang công ty cổ phần hoặc ngược lại, từ công ty TNHH MTV sang công ty TNHH….Vậy câu hỏi đặt ra là nếu trong trường hợp chuyển đổi mà còn rất nhiều hóa đơn thì doanh nghiệp phải xử lý như thế nào? Trong bài viết sau đây, chúng tôi xin chia sẻ cho bạn đọc được biết các vấn đề liên quan đến cách xử lý hóa đơn khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp không muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn
Căn cứ theo điểm b khoản 2 điều 29 thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định về trường hợp hủy hóa đơn:
Tổ chức, hộ, cá nhân có hoá đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện huỷ hoá đơn. Thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hoá đơn đã mất.
Đồng thời căn cứ khoản 3 điều 29 thông tư 39/2014/TT-BTC về thủ tục và hồ sơ hủy hóa đơn
a) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập Bảng kiểm kê hoá đơn cần hủy.
b) Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hoá đơn. Hội đồng huỷ hoá đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.
Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi hủy hoá đơn.
c) Các thành viên Hội đồng hủy hoá đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
Nếu doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn
Theo điều 9 thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn đối với trường hợp này như sau:
Đối với các số hoá đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ trên tờ hoá đơn, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hoá đơn đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).
Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng hết thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên hoá đơn, gửi bảng kê hoá đơn chưa sử dụng (mẫu số 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) và thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến (trong đó nêu rõ số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng). Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số hoá đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện huỷ các số hoá đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả huỷ hoá đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành hoá đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến.
Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức kinh doanh phải thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này.
Như vậy, tóm lại có 2 hướng xử lý hóa đơn trong trường hợp chuyển đổi loại hình doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể lựa chọn hủy hóa đơn để in lại mẫu mới hoặc tiếp tục sử dụng hóa đơn và thông báo điều chỉnh thông tin trên thông báo phát hành hóa đơn