Các bạn có từng VIẾT SAI tên công ty, mã số thuế, tên hàng hóa, địa chỉ, tiền hàng, hay thuế suất… trên hóa đơn giá trị gia tăng? sau đây phòng tư vấn thuế công ty Kế toán và tin học HTTP sẽ chia sẻ vài cách xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn giá trị gia tăng
Mình biết đặc biệt các bạn kế toán MỚI VÀO NGHỀ thì chuyện này là không thể tránh khỏi. Để xử lý các trường hợp sai sót, chúng ta phải xử lý theo Thông tư 39/2014/TT-BTC – Hướng dẫn về hóa đơn mới nhất hiện nay.
? 1. Viết sai hóa đơn nhưng kế toán chưa xé ra khỏi cuốn.
– Cách xử lý: Trường hợp này khá đơn giản, kế toán chỉ cần gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai này tại cuốn của quyển hóa đơn.
– Rút kinh nghiệm: tham khảo thật kỹ các thông tin trên hợp đồng hay đơn đặt hàng ( nếu có)…cần viết trên hóa đơn để viết đúng.
? 2. Viết sai hóa đơn và kế toán đã xé khỏi cuốn hóa đơn:
a) Hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng:
– Bước 1: Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai.
– Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng.
– Bước 3: Lưu giữ hóa đơn viết sai – kẹp tại cuống của quyển hóa đơn
(Chú ý vì chưa giao cho khách hàng nên các bạn không phải làm biên bản thu hồi hóa đơn nhé – Theo khoản 1 điều 20 của TT 39/2014/TT-BTC)
b) Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai thuế:
– Cách xử lý: Nếu kế toàn đã viết sai thông tin trên hóa đơn đã lập sau đó đã xé khỏi cuống và đã giao hóa đơn cho bên mua nhưng hai bên chưa tiến hàng kê khai thuế thì việc kế toán cần làm là:
+ Bước 1: Lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập
Theo mẫu sau: Mẫu biên bản thu hồi đã lập sai.
( chú ý: không sử dụng biên bản hủy hóa đơn như trước nữa nhé).
( Sau khi đã thu hồi được hóa đơn viết sai, kế toán gạch chéo các liên, và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với Thuế khi có yêu cầu.)
+ Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng.
(Ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày hiện tại (ngày làm biên bản thu hồi))
– Kê khai thuế: Dùng hóa đơn mới viết đúng để kê khai thuế.
Hóa đơn đã bị thu hồi không kê khai- hạch toán.
– Rút kinh nghiệm: Trước khi xé hóa đơn ra khỏi cuống kế toán cần kiểm tra thật kỹ các thông tin trên hóa đơn, và yêu cầu người mua kiểm tra lại 1 lần nữa, sau đó mới ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống.
c, Hóa đơn viết sai đã kê khai thuế:
– Hóa đơn viết sai là hóa đơn không hợp lệ, không có giá trị để khấu trừ thuế hay lấy làm chi phí đối với người mua, còn với người bán thì dù bạn có viết sai thì bạn vẫn phải kê khai nộp thuế như bình thường,
Vì vậy, trong quá trình làm kế toán nếu các bạn phát hiện ra hóa đơn có sai sót và hai bên đã thực hiện kê khai thuế GTGT thì thực hiện xử lý như sau:
+ Bước 1: Lập biên bản xác nhận sai sót: Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.
+ Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót : Hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ: điều chỉnh Tăng/Giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…
(Hướng dẫn ở điểm C này dành cho hóa đơn ghi sai đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất, tiền thuế
mà hóa đơn viết sai đó đã dùng để kê khai thuế)
Chi tiết cách lập hóa đơn điều chỉnh các bạn xem thêm tại đây: Cách lập hóa đơn điều chỉnh
Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
– Kê khai thuế: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
+ Bên bán: lập hóa đơn điều chỉnh nên kê ở bảng kê hàng hóa – dịch vụ bán ra.
+ Bên mua: Nhận hóa đơn điều chỉnh kê ở bảng kê mua vào
+ Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm không được viết số âm trên hóa đơn. Nhưng khi kê khai thuế thì phải kê khai âm bằng cách đặt dấu trừ (-) đằng trước giá trị.
