I.Quy trình kiểm tra, đối chiếu sổ sách kế toán chi tiết được thực hiện và phân loại theo mục đích làm sổ sách kế toán như sau:
1) Đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái).
2) Rà soát lại toàn bộ nghiệp vụ phát sinh dựa trên định khoản hóa đơn đầu vào- đầu ra của số sách kế toán.
3) Đối chiếu công nợ khách hàng theo từng tháng, quý, năm
4) Rà xoát toàn bộ các khoản phí phải trả
5) Hoàn thiện và kiểm tra dữ liệu nhập khai báo thuế hải quan trên hóa đơn đàu vào, đầu ra, kê khai thuế.
6) Kiểm tra xem đầu vào và đầu ra hóa đơn có cân đối không
7) Các mục định khoản và khoản phải thu, phí phải trả có hợp lý không
Rà soát lại các bảng lương xem có đầy đủ số liệu với số cái TK334 và trên bảng lương có khớp không.
8) Rà soát lại các khoản phải thu và phải trả xem đã đúng chưa.
II. Các hình thức kiểm tra, đối chiếu sổ sách kế toán chi tiết
Hình thức làm kiểm tra trên sổ nhật ký chung:
– Kế toán phải kiểm tra và rà soát lại những định khoản xem nghiệp vụ “Nợ _Có” đúng không.
– Xem lại số tiền chuyển vào mỗi tháng đúng chưa, dựa trên số phát sinh ở nhật ký chung = Tổng các phát sinh trên bảng cân đối tài khoản.
Kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán trên bảng cân đối tài khoản
Hạch toán kiểm tra tổn dư nợ đầu kỳ = Tổng số dư có ở đầu kỳ = Số dư cuối kỳ trước khi kết chuyển
– Tính tổng phát sinh nợ trong kỳ = Tổng phát sinh có ở trong kỳ = Tổng phát sinh trên nhật ký chung.
– Tính tổng dư nợ cuối kỳ = Tổng dư có tại cuối kỳ
Nguyên tắc kiểm tra: Tổng phát sinh bên nợ = Tổng phát sinh bên có
Kiểm tra tài khoản 1111 tiền mặt
– Số dư nợ đầu kỳ tại số cái của TK TK 1111 = Dựa trên số dư nợ đầu kỳ của TK 1111 được tính trên bảng cân đối TK phát sinh = Tổng số dư nợ đầu kỳ ký quỹ tiền mặt.
– Phát sinh nợ có sổ cái TK 1111 = Phát sinh Nợ Có TK 1111 tính bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ Có Sổ Quỹ Tiền Mặt.
– Số nghiệp vụ dư nợ cuối kỳ của sổ cái TK1111 = Số dư nợ TK1111 cuối kỳ tính trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ Quỹ Tiền Mặt
Cách kiểm tra tài khoản TK 112 tiền gửi ngân hàng:
– Kiểm tra số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 112 = Số dư nợ đầu kỳ TK 112 có trên bảng tính cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ của Sổ tiền gửi ngân hàng = Số dư đầu kỳ trên số phụ ngân hàng hoặc sao kê.
– Kiểm tra lại số phát sinh nợ hoặc có sổ cái TK 112 = Số phát sinh Nợ Có TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Và số phát sinh nợ tiền gửi ngân hàng hoặc tiến hành sao kê = Số tiền phát sinh đã rút – số đã nộp vào trên sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê.
– Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 112 = Số dư cuối kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng hoặc sao kê = Số dư cuối kỳ ở Sổ Phụ Ngân Hàng hoặc sao kê.
Hướng dẫn kiểm tra tài khoản TK 131:
– Kiểm tra số cái TK 131 – Nhận Ký bán hàng – Tính trên bảng công nợ phải thu khách hàng – Công nợ phải thu khách hàng trong từng đối tượng – Số liệu tại cột TK 130, 310 của Bảng cân đối kế toán.
Kiểm tra chi tiết tài khoản 242, 214:
– Kiểm tra lại số tiền phân bổ hàng tháng trên bảng phân bổ công cụ dụng cụ xem có khớp với số tiên đã phân bổ trên sổ cái TK 242, 214.
Kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán tài khoản TK331:
– Hạch toán và kiểm tra số cái TK331 – Nhận Ký mua hàng – Bảng tổng hợp nợ phải trả – Chi tiết nợ phải trả với từng đối tượng cụ thể – Số liệu được tính ở cột mã TK130, 310 Trên bảng cân đối tài khoản kế toán.
Mẹo kiểm tra đối chiếu tài khoản TK334:
– Kiểm tra đối chiếu số dư nợ đầu kỳ của sổ cái TK334 = Số dư nợ đầu kỳ của số cái trên TK334 = Số dư nợ đầu kỳ TK 334 ở bảng cân đối phát sinh.
– Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập được ở Bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp + tăng ca).
– Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng phát sinh tiền đã thanh toán + Các khoản giảm trừ về tiền bảo hiểm + số tiền tạm ứng.
– Tổng số phát sinh dư có cuối kỳ = Tổng số dư ở bảng cân đối phát sinh tài khoản…
III. Các cách kiểm tra và đối chiếu sổ sách kế toán
Kiểm tra tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái)
Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh với định khoản hạch toán hóa đơn: hóa đơn đầu ra – vào và sổ kế toán
1) Hướng dẫn kiểm tra sổ sách kế toán
2) Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế.
3) Kiểm tra đầu vào cân đối tài khoản
4) Định khoản các khoản phải thu và phải trả đinh khoản tài khỏa có đúng không Kiểm tra lại số liệu TK334 được tính trên bảng lương xem có khớp không, có hồ sơ đầy đủ không.
Cách kiểm tra, đối chiếu sổ sách kế toán chi tiết:
Áp dụng với hình thức sổ Nhật ký chung:
- Rà soát lại các định khoản kế toán xem đã định khoản đối ứng Nợ – Có đúng chưa.
- Kiểm tra xem số tiền kết chuyển vào cuối mỗi tháng đã đúng chưa, tổng phát sinh ở Nhật Ký chung = Tổng phát sinh Ở Bảng Cân đối Tài Khoản.
Hướng dẫn thanh lý và tính cân đối tài khoản:
- Tổng Số Dư Nợ đầu kỳ = Tổng số Dư Có đầu kỳ = Số dư cuối kỳ trước kết chuyển sang.
- Tổng Phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh ở Nhật Ký Chung trong kỳ.
- Tổng Số dư Nợ cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ.
Tính dựa trên nguyên tắc như sau: Tổng Phát Sinh Bên Nợ = Tổng Phát Sinh Bên Có
Áp dụng với nhóm TK 1111 tài khoản tính tiền mặt :
- Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1111 = Số dư nợ đầu kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ Sổ Quỹ Tiền Mặt.
- Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 1111 = Số phát sinh Nợ Có TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ Có Sổ Quỹ Tiền Mặt.
- Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 1111 = Số dư cuối kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ Quỹ Tiền Mặt
Hướng dẫn kiểm tra tài khoản với số chi tiết tiền gửi ngân hàng TK112 tiền gửi ngân hàng:
- Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 112 = Số dư nợ đầu kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ Sổ tiền gửi ngân hàng = Số dư đầu kỳ của số phụ ngân hàng hoặc sao kê.
- Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 112 = Số phát sinh Nợ Có TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ Có Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng hoặc sao kê = Số phát sinh rút ra – nộp vào trên sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê.
- Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 112 = Số dư cuối kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng hoặc sao kê = Số dư cuối kỳ ở Sổ Phụ Ngân Hàng hoặc sao kê.
Hướng dẫn kiểm tra tài khoản TK 131:
- Số Cái TK 131 – Nhận Ký bán hàng – Bảng tổng hợp nợ phải tthu – Chi tiết nợ phải thu cho từng đối tượng – Số liệu trong cột mã số 130, 310 của Bảng cân đối kế toán.
Cách kiểm tra tài khoản tính theo TK242, TK 214:
- Hướng dẫn kiểm tra số tiền phân bổ hàng than theo bảng tính phân bổ công cụ dụng cụ xem có khớp không với số tiền trên bảng TK 242, TK 214.
Mẹo kiểm tra số sách với TK331:
- Áp dụng đối với sổ cái thuộc nhóm tài khoản theo loại TK 331 – Hướng dẫn nhận ký gửi và mua hàng– Bảng tổng hợp nợ phải trả – Áp dụng với bảng chi tiết tiền nợ phải trả cho từng đối tượng – Số liệu được tính trong cột TK130 và TK310 của Bảng cân đối kế toán.
Hướng dẫn hạch toán tính theo TK334:
- Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 334 = Số dư nợ đầu kỳ TK 334 trên bảng cân đối phát sinh.
- Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập được ở Bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp + tăng ca).
- Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng đã thanh toán + các khoản giảm trừ ( bảo hiểm) + tạm ứng.
- Tổng Số dư Có cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ ở bảng cân đối phát sinh
