Để được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp với những khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn thì theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định:
”2.4. Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:
– Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
– Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
– Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
– Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).
Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê và được tính vào chi phí được trừ. Các khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.”
Như vậy:
- Những chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn như các trường hợp nêu trên được phép làm bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC để tính vào chi phí được trừ của doanh nghiệp.
- Hồ sơ để được đưa vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp gồm:
- Hợp đồng mua bán.
- Chứng từ thanh toán: tiền mặt hoặc chuyển khoản đều được ( Vì không có hóa đơn).
- Biên bản bàn giao hàng hóa.
- Bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn theo mẫu 01/TNDN ( ban hành kèm Thông tư số 78/2014/TT-BTC).
(Bảng kê phải do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký và chịu trách nhiệm.)
Cách xử lý chi phí không có hóa đơn trong một vài trường hợp cụ thể:
1. Chi phí vận chuyển, bốc xếp, thuê ngoài lắp đặt không có hóa đơn:
Chuyển sang thành chi phí nhân công bằng cách tạo hợp đồng khoán việc: mức chi trả từ 2.000.000 đồng/lần hoặc tháng trở lên thì phải khấu trừ thuế theo mức 10% trên thu nhập trước để kê khai nộp vào NSNN.
Căn cứ vào hợp đồng, chứng từ chi tiền, chứng từ khấu trừ thuế TNCN, lập bảng kê 01/TNDN ban hành kèm Thông tư số 78/2014/TT-BTC để tính vào chi phí được trừ.
2. Chi phí thuê nhà, chi phí thuê xe ô tô của cá nhân:
Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:
”2.5. Chi tiền thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ dưới đây:
– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.
– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoải thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.”
Như vậy: để được đưa vào chi phí hợp lí của doanh nghiệp cần:
• Trường hợp hợp đồng nên rõ bên doanh nghiệp thuê chịu thuế thay:
Nếu mức thuê dưới 100.000.000 đồng/năm thì doanh nghiệp cần chuẩn bị: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán.
Nếu mức thuê từ 100.000.000 đồng/năm trở lên thì doanh nghiệp cần chuẩn bị: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán, chứng từ kê khai và nộp thuế thay bên cho thuê.
• Trường hợp hợp đồng nêu rõ bên cá nhân cho thuê chịu thuế:
Dù mức thuê trên hay dưới 100.000.000 đồng/năm thì doanh nghiệp cũng chỉ cần chuẩn bị: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán.
3. Chi phí mua ô tô của cá nhân:
Khi doanh nghiệp mua xe ô tô đã qua sử dụng của cá nhân ( không kinh doanh) thuộc đối tượng không phải kê khai nộp thuế GTGT thì cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ để được đưa vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp:
• Bảng kê 01/TNDN ban hành kèm Thông tư số 78/2014/TT-BTC.
• Hợp đồng mua bán xe.
• Chứng từ thanh toán.
• Biên bản bàn giao xe ô tô.
• Giấy chứng nhận đăng kí quyền sở hữu, sử dụng xe ô tô.
Sau khi làm thủ tục sang tên đổi chủ cho doanh nghiệp và nộp lệ phí trước bạ thì được đưa vào trích khấu hao bình thường.
